اهمیت مدیریت پروژه های طراحی وب

اهمیت مدیریت پروژه های طراحی وب

مدیریت پروژه های طراحی وب از آنجا که منجر به ذخیره ی زمان و سرمایه می شود اهیمت زیادی دارد. در دنیای پر سرعت امروز، زمان نقش مهمی برای همه ی افراد بازی می کند. اگر می خواهید در پروژه های طراحی وب خود از هر جهت موفق باشید، نیاز به یک مدیریت خوب دارید. ساخت یک پروژه ی طراحی خوب در مدیریت خوب آن نهفته است.

مدیریت خوب باعث می شود اهداف پروژه و وظایف هر کدام از اعضای تیم طراحی به خوبی مشخص شوند.

اما در پروژه های طراحی وب که مسئولیت هر کسی معلوم است، به طور مثال طراح گرافیک دقیقاً می داند که چه باید انجام دهد و یا برنامه نویس نیز وظیفه خود را می داند، مدیر دقیقاً چه کاری انجام می دهد؟

در پروژه های طراحی وب مدیر دقیقاً چه کاری انجام می دهد؟

مدیران پروژه های طراحی سایت در واقع اطمینان حاصل می کنند که افراد به برنامه و اهداف پروژه پایبند هستند و از مسیر اصلی پروژه گمراه نمی شوند. مدیر پروژه ی طراحی وب:

• اولویت بندی های خواسته ها و وظایف را مشخص می کند.
• خواسته های مشتری را اولویت بندی می کند.
• تخصیص منابع و زمان صرف شده توسط تیم را مدیریت می کند.
• نقاط قوت و ضعف پروژه را شناسایی می کند.

شاید بتوان گفت مهمترین موضوع مدیریت در پروژه های طراحی وب، کاهش زمان از طریق حذف انجام کار های اضافی می باشد. مدیریت خوب می تواند زمان ارائه ی محصول نهایی را کاهش دهد و این زمان اضافی که باقی می ماند می تواند به انجام امور دیگر تخصیص داده شود.

مدیریت خوب می تواند پروژه را به جلو هل دهد و از بروز خیلی از مشکلات احتمالی جلوگیری به عمل آورد. همچنین یک مدیریت خوب می تواند تیم طراحی را با روحیه و پر انرژی نگه دارد. پر انرژی بودن لازمه ی طراحی های زمانبر می باشد.

مدیر یک نگاه کلی از پروژه را به اعضای تیم طراحی ارائه می دهد. اینگونه، افراد متوجه خواهند شد که آیا در مرحله ای که باید باشند، هستند یا خیر!

اگر وظیفه و یا وظایفی هنوز به اتمام نرسیده اند، مدیر بایستی مشخص کند که چرا این اتفاق افتاده است و گام های لازم در جهت بهبود مسئله را بردارد.

اقداماتی برای مدیریت بهتر

از آنجا که مدیریت در پروژه های طراحی وب نقش مهمی بازی می کند، در این مرحله می خواهیم اقداماتی که منجر به مدیریت بهتر می شود را مورد بررسی قرار دهیم.

اهداف پروژه را تعریف کنید

مشخص کنید که هدف شما از طراحی پروژه چیست. مثلاً اینکه آیا می خواهید به فروش بیشتر دست یابید و یا ارائه ی پشتیبانی مشتری هدف شما می باشد.

در مورد عوامل مهم موفقیت پروژه تصمیم بگیرید. مواردی که در پایان پروژه به شما می گوید که آیا موفق بوده اید یا خیر؟! آنها را قابل اندازه گیری کنید تا متوجه شوید که آیا به آنها دست یافته اید یا خیر. به طور مثال، پروژه ی طراحی سایت شما تا پایان سال بایستی به یک میزان مشخصی از فروش برسد. این میزان را تعریف و اندازه گیری کنید.

تحلیل ذینفعان

منظور از ذینفع کسی است که از موفقیت یا عدم موفقیت پروژه سود یا ضرر می کند. این افراد را مشخص کنید و ببینید آیا از پروژه حمایت می کنند یا خیر.

افراد پشتیبان از پروژه ی شما حامیان شما هستند. هر زمان که می توانید پشتیبانی آنها را جلب کنید. هدف شما بایستی این باشد که از نفوذ افرادی که می توانند به پروژه ی شما آسیب بزنند، بکاهید.

پس از تجزیه و تحلیل ذینفعان، استراتژی برای برخورد با آنها در نظر بگیرید.

عناصر مختلف پروژه را مشخص کنید

منظور از عناصر پروژه چیز هایی است که در طول پروژه تولید می شوند. برای تعریف محصولات با ذینفعان اصلی صحبت کنید. مشخص کنید آیا طراحی وب سایت شما شامل طرح بندی صفحه ی وب و نقشه ی سایت برای استفاده توسط تیم برنامه نویسی خواهد بود؟ محتوای هر صفحه چیست؟ همه ی اینها را یادداشت کنید.

برنامه ریزی پروژه

نحوه ی دستیابی خود به اهداف پروژه را مشخص کنید. این برنامه ریزی شامل مشخص کردن افراد، منابع و بودجه ی مورد نیاز است. فعالیت هایی که برای تولید محصول نهایی باید انجام شود را مشخص کنید.

به عنوان مثال، شما ممکن است که بخواهید طرح بندی صفحه و نمودار های پیمایش را مشخص کنید. شما ممکن است بخواهید که عکس های محصولات را ارائه دهید. یا ممکن است بخواهید که مدیریت امور مالی و تجارت الکترونیک را بر عهده بگیرید. اگر می خواهید بخشی از کار را برون سپاری کنید، بایستی تمام وظایف پیمانکار را مشخص کنید.

زمان و تلاش لازم برای هر برنامه را مشخص کنید و برای برنامه ها و بودجه ها واقع بینانه تصمیم گیری کنید. اطمینان حاصل کنید که ذینفعان اصلی پروژه و بودجه را بررسی کرده اید و با آنها موافق هستید.

برنامه ریزی ارتباطی

با اعضای تیم و کاربر یک جلسه برگزار کنید و روال کار را توضیح دهید. اطمینان حاصل کنید که اعضای گروه می دانند که برنامه و وظیفه ی هر یک از آنها چیست.

به عنوان مثال، طراح صفحه ی وب باید بداند که قرار است طرح صفحه و نمودار های پیمایش را بر اساس نیاز های مدیر بازاریابی انجام دهد. او همچنین بایستی زمان شروع و اتمام کار خود را بداند.

ردیابی پروژه

مدیر پروژه بایستی به طور مداوم پروژه را بررسی کند و ببیند آیا کار ها آنطور که باید و در زمان مشخص انجام می شوند یا خیر. تغییرات و پیشرفت ها و یا افت پروژه بایستی به ذینفعان پروژه گزارش داده شود. همچنین در صورت تصمیم گیری برای اقدامات اصلاحی باز هم ذینفعان پروژه باید در جریان کار قرار داده شوند. گاهی برای بازگرداندن پروژه به مسیر اصلی خود برنامه ها باید تغییر یابند.

فرض کنید برنامه نویس پروژه طراحی سایت با مشکلات فنی مواجه می شود و به همین دلیل پروژه را به تأخیر می اندازد. ممکن است برنامه نویس با بکارگیری استراتژی هایی بتواند زمان به تأخیر افتاده را جبران کند. در غیر اینصورت مدیر با افزایش بودجه در زمینه ی برنامه نویسی بایستی به فکر استخدام یک برنامه نویس کمکی باشد.

توجه داشته باشید که هر تصمیمی که در روال کار می گیرید بر کیفیت محصول نهایی تأثیر می گذارد. اگر نیاز به افزایش بودجه دارید از پشتیبان های پروژه تقاضای بودجه ی بیشتر کنید.

مدیریت بحران

منظور از بحران رویداد هایی می باشد که می تواند بر موفقیت پروژه ی طراحی سایت اثر منفی بگذارد. ریسک های پروژه را خیلی زود شناسایی کنید و در مورد بروز و یا عدم بروز احتمالی آنها بحث و گفتگو داشته باشید. بررسی کنید که آیا تأثیر ریسک ها بر پروژه زیاد است یا خیر.

اقدامات لازم (برای کاهش اثرات ریسک ها در صورت وقوع) را انجام دهید تا بتوانید بیشترین بهره را ببرید.

ریسک ها را به ترتیب اثراتی که دارند از پر خطرترین تا کم خطرترین آنها رسیدگی کنید. در صورت بروز موارد جدید آنها را اضافه کنید.

به عنوان مثال، ممکن است بازاریاب پروژه درک درستی از کارش نداشته باشد. به دنبال آن برنامه نویس نخواهد فهمید که باید به دنبال طراحی چه چیزی باشد. پس این ناآگاهی بازاریاب می تواند یک ریسک تلقی شود که از سمت مدیر پروژه بایستی بررسی شود.

نتیجه

مدیریت یکی از بخش های مهم هر پروژه ی طراحی وب سایت می باشد. هر چه پروژه ها بزرگتر باشند، نقش مدیریت بیشتر آشکار می شود. برای اینکه یک پروژه به خوبی مدیریت شود لازم است اهداف و تقاضاهای پروژه شفاف و روشن باشند و بین اعضای تیم و کاربر همکاری متقابل باشد.