چرا نباید پروپوزال طراحی سایت یا بازاریابی(RFP) بنویسیم؟

اگه برای طراحی سایت یا بازاریابی دیجیتال شرکتتون دنبال بهترین آژانس دیجیتال میگردید، وقتشه که یه RFP دقیق و با جزئیات برای سایت، سئو یا بازاریابی داخلی بنویسید و معیارها و انتظارات پروژه رو توش تیتر کنید و بعد این RFPوب رو به آژانس های دیجیتال مختلف بفرستید. همینه؟ خب این کار اشتباهه. الآن مشخص شده که پروپوزال طراحی سایت (RFP) خیلی هم راه خوبی برای برقراری ارتباط با آژانسهایی که دنبالش می گردید نیست.

سلب مسئولیت: دارکوب یه پست نوشته - چگونه پروپوزال طراحی وب سایت (RFP) مناسبی تهیه نماییم -  که یکراست هم رفت بالای صفحه نتایج جستجو. این پست یه راهنمای قدم به قدم درباره چگونگی ساخت RFP طراحی سایته و معلومه محبوبیت زیادی هم بین خواننده ها داشته و برای کلیدواژه های مرتبط با RFP بین دو سه نتیجه اول ظاهر میشه. اما با اینکه این پست وظیفه خودشو به انجام رسوند و ما رو به خیلی از مشتری ها معرفی کرد و به عنوان یه منبع خوب درمورد فرایند RFP برای شرکتها خدمت رسانی کرد، میخوام بگم RFP به هیچ وجه نمیتونه یه آژانس دیجیتالی رو متقاعد کنه که کار شما رو قبول کنه. اولین دلیلشم مشخصه: کلا بهترین آژانس های بازاریابی و طراحی سایت به RFPسایت جواب نمیدن یا قبولش نمی کنن.
اما قبلا از اینکه بخوام دلایلمو برای این ادعا بگم، اول باید از خودتون یه سوال خیلی مهم بپرسید:
میخواهید روابط کاریتون مثل دو تا شریک باشه یا مثل فروشنده و خریدار؟
ما معتقدیم رابطه مشتری و آژانس باید همیشه شراکتی باشه. پس چرا این رابطه رو طوری شروع کنیم که انگار دارید دنبال فروشنده میگردید؟ RFP دقیقا همین کارو می کنه.
هرچقدر هم که این RFP کامل و با جزئیات باشه، شما نمیتونید دو تا سیب رو با هم مقایسه کنید، نمیتونید بازاریابی رو سطح بندی کنید. رابطه فروشنده و خریدار وقتی به درد میخوره که بخواهید لحظه ای که مسیر ناهموار شد، آژانس رو اخراج کنید، اما همه میدونیم که تو کار طراحی سایت و بازاریابی دیجیتال اوضاع متفاوته. رابطه آژانس پیچیده تر از این حرفاست – چون ورود به رابطه با یه آژانس و خارج شدن از این رابطه، پروسه ی زمانبر و پیچیده ایه. اگه بخواهید این رابطه رو اینطوری پیش ببرید میشه شبیه رابطه کارمندی، با یه سرمایه گذاری هنگفت، به شرط انجام کار. برای همینه که میگم باید دنبال یه شریک باشید، یکی که بتونید باهاش کار کنید، نه اینکه فقط به هزینه و یه محصول نهایی نگاه بشه.
در ادامه قضیه کارمندی باید بگم، شما هیچوقت کارمندتونو فقط بر اساس رزومه کاریش استخدام نمی کنید. رزومه فقط شروع فرایند استخدامه و اتفاقا خیلی هم راحت ممکنه به اشتباه تفسیر بشه. قسمت اصلی استخدام، اونجاییه که شما تجربه فرد رو تست می کنید و با یه سری ملاقاتهای حضوری و صحبت های تلفنی شخصیتشو ارزیابی می کنید. شاید با خودتون بگید جوابی که آژانس به RFP شما میده همون روزمه کاریش به حساب میاد، اما در واقع رزومه آژانس آنلاینه، یعنی همون سایتشون که توش قسمت مشتریها، اعضای گروه، تخصص های فنی و غیره مشخص شده. اگه غیر از اینه، پس چرا بهشون اهمیت میدید؟
البته خودتون این چیزها رو میدونستید، وگرنه چرا قبل از فرستادن RFP، اول میرفتید سایت آژانس ها رو میدید؟ طبیعتا شما از روی سایتهاشون انتخاب می کردید، اما بعدش به جای اینکه همین روش رو ادامه بدید، با درخواست بازنویسی یه نسخه سفارشی از سایت خودشون، وقتتونو تلف می کردید. شما وقتی میخواهید یه چیزی بخرید، از فروشنده کپی تبلیغشو میگیرید؟ یا به نظر مشتری، نمونه کارها، ویدئوهای رونمایی، توصیه دوستها و غیره نگاه می کنید؟ پیشنهاد ما اینه که به سایت آژانس به عنوان RFPشون نگاه کنید اگر تأیید شد، اونوقت برید سراغ مراحل های شخصی تر. اینطوری نه تنها اثر بهتری روی شرکت خودتون میذاره، بلکه نتایج بهتری هم براتون به بار میاره. شاید بتونید بالاخره یه شرکت مستأصلی گیر بیارید که تو این بازیهای RFPعصر حجری شرکت کنه، اما شرکت های موفق توقعِ یه پروسه مترقی تری رو دارن که بتونن توش یکتایی و تجاربشونو به معرض نمایش بذارن.
اگه بعد از خوندن همه اینها هنوزم دارید به این فکر می کنید که چطوری رنج قیمتهاشونو بدونم، از کجا نمونه کارهاشونو ببینم و به کجا مراجعه کنم، جوابش مشخصه: اصلا هرچی میخواهید بپرسید، فقط RFP نفرستید. و اگر همه چی وابسته به نرخ قیمتهای آژانسهاست، بیشتر آژانسها احتمالا میتونن یه حدودی براتون مشخص کنن، اما قیمت دقیق رو تا پروسه کار مشخص نشده نمیشه گفت و برای همین (نوشتن پروسه کار) هم باید بهرحال یه پولی بپردازید.
خب حالا که این مسئله هم حل شد، میخواهیم به چندتا از دلایلی که باعث میشه شرکتها به RFP ها جواب ندن بپردازیم و از همه مهمتر اینکه چرا این کار با احتمال خیلی زیادی فقط اتلاف وقت شماست؟

1. RFP بازاریابی، خلاقیت رو محدود می کنه

چه RFPسایت باشه، چه سئو یا بازاریابی داخلی، در هر حال یه سری معیارهای سفت و سختی مشخص می کنن که نمیذاره آژانس خلاقیتشو تو پروپوزالش بکار بگیره.
اگه دنبال آژانسی می گردید که با دقت به نیازها و مشکلات شرکت شما گوش کنه و براشون راه حل های مبتکرانه و خلاقانه ارائه بده، نباید با گذاشتن محدودیتهای بی دلیل اونهم تو صحبتهای قبل از شروع کار، به مغزهاشون سلطنت کنید.
هرچی محدودیتهای بیشتری درست کنید، آژانس آزادی عمل کمتری برای کشف راههای ممکن داره، به خصوص اون راههایی که شاید خودتون در نظر نگرفته باشید.
آژانس های خوب میدونن که باید قبل از اینکه راه حلشونو ارائه بدن، مشکل شما رو عمقی تر بشناسن.

1. مراقب برگشت خوردن RFP بازاریابی باشید

هرچی جزئیات بیشتری رو تو RFP طراحی سایتتون قید کنید، خطر اینو بیشتر می کنید که پروپوزالهای بلند بالای قلمبه سلمبه ای بگیرید و انتخاب آژانس براتون سختتر بشه.
شما که نمیخواهید وقتتونو با خوندن پروپوزال های مشابه از آژانسهایی که مثل کلاس اولی ها باید براشون تمام حروفو نقطه گذاری کنید، تلف کنید و آخرش هم فقط پروپوزالهای شبیه هم به دستتون برسه که همشون فقط یه سری نکات کلیدی که فکر میکنن مشتری میخواد بشنوه رو تکرار کردند.

1. RFP و شخصیت

تو هر رابطه حرفه ای، همیشه شخصیت ها یه قسمتی از معادله هستن. RFPهای بازاریابی تقریبا همونطور که از تعریفشون پیداست، غیر شخصی هستند.
رابطه کارمندی به کنار، شراکت بین یه آزانس دیجیتال و یه مشتری هم مربوط به روابطه و RFP شخصیت رو تو این ترکیب حذف می کنه و ندید میگیره. اگه بعدا معلوم بشه که از نظر شخصیتی مناسب نیست، هر دو طرف فقط وقتشونو تلف کردند.
با این توضیح، ببینید اگه تماستونو با یه رابطه تجاری شروع کنید، صحبت ها به خودش فرم اکتشافی میگیره نه سیاه و سفید.

1. اولویت با مشتریست نه با RFP

همونطور که شما توقع دارید، آژانسهای خوب در ارائه خدمات به مشتریهاشون دقیق عمل می کنند.
علاوه بر محدود کردن خلاقیت، جواب دادن به RFP ها هم وقتگیره. از نظر هر آژانسی، این ساعتهای ارزشمند از فرصت انجام مأموریت اصلیشون – که تلاش برای مشتری هاییست که روی تخصص اونها سرمایه گذاری کردند و از حصول نتیجه مطمئن هستند - کم می کنه.

1. برای یه جنگ مناقصه RFP آماده اید؟

اگه هدفتون اینه که کار با ارزونترین شرکت انجام بشه، نه بهترین، در این صورت همون روش RFP جواب میده.
اما اگه میخواهید بهترین آژانس رو برای این کار مهم پیدا کنید، در برابر برگشت سرمایه و سودی که نتیجه این کار براتون خواهد داشت، پول ارزشی نداره.
برای موفقیت تو جنگ مناقصه باید پایینترین قیمت رقیب رو حدس زد، اما در نهایت نتیجه کار هم سود کمی برای شما به ارمغان میاره.
آقای علی بالوی پور، پشتیبان سایت دارکوب که به مشتریها مشاوره میدن، دیدگاه مشخصی به RFP ها دارن.
ایشون اعتقاد دارن که RFP تفاوتها رو کم می کنه. اگه جواب بدید یعنی موافقید که بندازنتون تو یه جعبه با یه سری رقبای سطح پایینی که سر قیمت با هم رقابت می کنن. در حالی که شما ارزشتون بیشتر از اینهاست.
به این برمیگرده که آژانس های باهوشتر ترجیح میدن قبل از اینکه وقت بذارن و یه پروپوزال سفارشی برای سرویس دهی آماده کنن، در مورد یکسری مسائل مهم با مشتری صحبت کنن – تا در نهایت بتونن نیازها و چالش های خاص مشتری ، اهداف خاص و مشکلات کلیدیشو پیدا کنن.

1. معضل شکست RFP

از نظر بعضی از شرکتها اینکه بخوان قبل از گوش دادن و درک صحیح نیازها و چالشها و فرصتهای مشتری، براش یه پروپوزال کلی بنویسن، با اخلاقیاتی که یاد گرفتن در تضاده.
آقای بالوی پور در این مورد به مدیران آژانس ها هشدار دادند که این کار فقط به بازیکنان کلیدی آژانس، پیام اشتباهی میفرسته:
اینطوری کارمندهای شما فقط حول تعیین قیمت، نوشتن مزایا و بذل و بخشش افکار روشن فکرانه شما دست و پا میزنن. با خودشون فکر می کنن که چرا نمیتونید مدل کارتونو مشخص کنید و چرا اجازه میدید مشتری مثل یه عروسک خیمه شب بازی شما رو به بازی بگیره.

1. چرا شما باید پروسه RFP رو بپیچونید و یه مقدار عمیقتر بشید

دیگه باید تا الآن قبول کرده باشید که میشه به جز RFP به راههای دیگه ای هم فکر کرد.
حتما با خودتون فکر می کنید اینو به برندتون مدیونید که این پروسه منسوخ و وقتگیر رو بپیچونید و یه روش مبتکرانه تری پیش بگیرید.
باید این کارو با انجام یه سری کارهای هوشمندانه در آژانسهای مورد نظر خودتون شروع کنید. اینجا چند نمونه از کارهای عملی رو براتون آوردم که کمکتون میکنه بهترین آژانس رو پیدا کنید:
1- سایتهاشونو دقیق بگردید. مطالعه های موردی رو بررسی کنید تا ببینید چطور مشکلات مشتری های دیگشونو حل کردند.
2- به چند تا از مشتریهاشون زنگ بزنید تا بهتر با نقاط ضعف و قوت آژانس، روشهاشون، شخصیت و سطح حرفه ای بودن، توانایی مدیریت زمان و تحویل نتایج مورد انتظار در زمان مقرر و تواناییهاشون برای سورپرایز و شوق زده کردن مشتری آشنا بشید.
این روش مؤثرتره و بهتر تفاوتهای بین شرکتها رو براتون روشن می کنه تا RFPسیاه و سفید.
در عین حال، خودتون هم باید درک روشنی از مشکلاتی که میخواهید با طراحی سایت و بازاریابی حل کنید و اهدافی که امیدوارید براتون به ارمغان بیاره داشته باشید.
اگه شما میخواهید یه سایت کاربرپسندتر و پویاتر داشته باشید که با ایجاد یه پلتفرم بازاریابی هوشمند و سفارشی برندتونو تبلیغ کنه و تجربه کاربری رو افزایش بده و بتونید بازدیدکننده های بیشتری جذب و به کاربر دائم تبدیلشون کنید و بعد این کاربرهای دائم رو خریدار کنید، باید بتونید همین ها رو به آژانس مورد نظرتون بگید.
اینطوری بهتر میتونید با چند آژانسی که انتخاب کردید ارتباط برقرار کنید و کمک کنید که خواسته شما رو بدونن و متوجه بشن چه سایتی تو ذهنتون دارید.
وقتی شما فرایند RFP رو کنار گذاشتید و این روش رو بکاربستید، بازگشت سرمایتون هم بیشتر میشه.
اگه در ارتباط با تجربه ما تو RFP طراحی سایت و بازاریابی نظر یا سوالی داشتید با دارکوب تماس بگیرید، ما همیشه از همصحبتی با شما خوشحال میشیم.