در انتخاب سیستم مدیریت محتوا به چه چیزهایی توجه کنیم؟

سیستم مدیریت محتوا چیست؟

سیستم مدیریت محتوا (Content Management System) که مخفف آن CMS می باشد، بخش حساس و مهم برای تمامی وبسایت ها و اینترانت ها می باشد، و هنوز هستند شرکت ها و سازمان هایی که با این تکنولوژی آشنایی ندارند.

در این مقاله تمرکز بر روی سیستم مدیریت محتوای تحت وب می باشد و اینکه برای انتخاب یکی از آنها چه شرایطی را باید در نظر گرفت.

مشکل در کسب و کار

شما یک وبسایت دارید، این وبسایت در طول زمان و مسلما با دشواری رشد کرده است و به حد خوبی رسیده و در حال حاضر برای کاربران آن مفید است.

برخی از محتواها به روز نیستند و منقضی شده اند و یا تغییر کرده اند و غلط می باشند، پیدا کردن این چیزها سخت است و به روز کردن سایت دشوار می باشد.بدتر از همه اینکه ردیابی و پیگیری کردن صفحات و مشکلات آن ها را از دست خواهید داد.

چه چیزی در سال گذشته یا هفته گذشته روی سایت قرار داشته است؟نمی توانید بگویید.

این مشکل ها یکی از علل واجب بودن حضور Content Management System است.

تعریف کارکرد CMS

CMS از تولید، مدیریت، توزیع و انتشار شرکت پشتیبانی می کند.این تکنولوژی به طور کامل تمامی چرخه زندگی  صفحات شما را پوشش می دهد، از ابزارهای ساده برای ساخت محتوا تا انتشار آنها و در نهایت بایگانی کردن آن ها وظایف اصلی این سامانه ها می باشد.

همچنین این سیستم به شما در مدیریت ساختار سایت توانایی می دهد، کارهایی مانند مدیریت در ظاهر صفحات منتشر شده یا رابط های کاربری به مشتریان.

مزیت ها برای کسب و کار

• ساده سازی نوشتن و تولید محتوا
• چرخش و اعمال سریعتر در تغییرات صفحات یا ایجاد صفحات جدید
• سازگاری و پایداری بیشتر
• بهبود یافتن کاوش و رابط های کاربری
• افزایش انعطاف پذیری سایت
• توانایی مدیریت و دسترسی به افراد مختلف با سطوح دسترسی مختلف
• افزایش امنیت
• کاهش تکراری بودن مطالب در وبسایت
• ظرفیت بسیار بیشتر سایت برای رشد
• کاهش هزینه های نگهداری و پشتیبانی سایت

اما فراتر از این ها، بزرگترین مزیت این سیستم ها این است که آنها از اهداف و استراتژی های کسب و کار شما پشتیبانی می کنند.برای مثال، می توانند به بهبود فروش شما کمک کنند، افزایش رضایت کاربر و یا بهبود ارتباط با عموم مردم را در پی داشته باشند.

آناتومی و ساختمان CMS

کارکرد سیستم های مدیریت محتوا می تواند به طور مجزا در موارد زیر دسته بندی شود:

• ایجاد محتوا
• مدیریت محتوا
• انتشار
• ارائه

که هر کدام در ادامه در بخش های جداگانه و به طور مختصر بررسی می شوند.

ایجاد محتوا

خب کارکرد اصلی این برنامه ها برای راحت تر نوشتن و ایجاد محتوا می باشد، که اکثرا همانند مایکروسافت وردز (Words) می باشد.این کار باعث می شود تا برای ایجاد محتوا یا به روزرسانی آنها به هیچ علم و عمل تکنیکی و فنی و زبان HTML نیاز نباشد.

این برنامه ها حتی به شما این اجازه را می دهند تا ساختار سایتتان را مدیریت کنید.این یعنی به این وسیله می توانید تعیین کنید که صفحات در کجا قرار بگیرند و یا اینکه چگونه با هم ارتباط داشته باشند و به هم لینک شوند.

مدیریت محتوا

زمانی که صفحه ای تولید می شود، در یک مخزن مرکزی در CMS ذخیره می شود.این مخزن تمامی محتوای سایت به همراه دیگر جزئیات پشتیبانی را نگهداری می کند.

این مخزن مرکزی به CMS اجازه می دهد تا یکسری از ویژگی های کاربردی را ارائه بدهند:

• تمامی نسخه های صفحات سایت را مدنظر دارد، و مشخص است که چه کسی، چه زمانی و چه تغییری ایجاد کرده است.
• می توان اطمینان داشت که هر کاربر و نویسنده سایت فقط می تواند در جایگاهی که مسئولیت آن را دارد تغییر ایجاد کند.
• ادغام و یکپارچگی منابع اطلاعاتی موجود و سیستم های آی تی

از همه مهمتر اینکه، CMS طیفی از قابلیت های گردش کار را فراهم می کند، برای درک بهتر برایتان مثالی می زنیم.

زمانی که صفحه ای توسط نویسنده ای ایجاد می شود، به صورت اتوماتیک برای مدیریت سایت به منظور تایید فرستاده می شود و سپس برای بررسی به تیم مرکزی وب برای بازبینی و ویرایش فرستاده می شود.در نهایت برای اعطای مجوز به تیم حقوقی فرستاده می شود، قبل از اینکه به طور خودکار روی سایت منتشر شود.در هر مرحله سیستم مدیریت محتوا، وضعیت صفحات را مدیریت می کند.

انتشار

زمانی که محتوای نهایی در مخزن قرار گرفت، می تواند روی سایت منتشر شود.سیستم های مدیریت محتوا موتورهای انتشار قدرتمندی را دارا می باشند که در هنگام انتشار مطلب اجازه می دهد ظاهر و صفحه بندی سایت به طور خودکار در زمان ارائه مطلب، منتشر شوند.همچنین این امکان را به شما می دهد که محتوای مشابه و یکسانی را روی چندین سایت منتشر کنید.

البته ظاهر هر سایت متفاوت است و این سیستم ها به طراحان گرافیکی و توسعه دهندگان وب اجازه می دهند تا ظاهر هر وبسایت را با تایید این سیستم شخصی سازی کنند تا وبسایت ها شبیه به هم نشوند.

ارائه

سامانه مدیریت محتوا همچنین می تواند نکات و ویژگی هایی را جهت افزایش کیفیت و کارایی خود به افراد ارائه دهد.

به عنوان مثال، سیستم مدیریت محتوا با خواندن مخزن محتوا برای سایت، رابط کاربری تشکیل می دهد.

انتخاب درست یک سیستم مدیریت محتوا

1-کارایی بالا و مقیاس پذیری

ذخیره سازی و کش کردن یکی از ویژگی های کلیدی برای بهبود کارائی وبسایت می باشد.سیستم مدیریت محتوایی که انتخاب می کنید باید مراحل مختلفی از ذخیره سازی را ارائه دهد و هر مرحله باید به سادگی انجام بپذیرد.

2- گسترش و یکپارچگی

CMS که انتخاب می کنید باید به راحتی با تکنولوژی ها و پلتفرم های دیگر ادغام پذیر باشد، مثلا سیستم های CRM مختلف، شبکه های اجتماعی، نرم افزارهای موبایل و... .آمادگی اتصال برای استفاده در سیستم عامل ها و دستگاه های مختلف مزیت دیگری است که باید داشته باشند که باعث می شود هزینه های توسعه بسیار کاهش یابد.

3- ثبات سیستم

ثبات یک سیستم تنها ویژگی است که تنها از طریق استفاده طولانی و سناریو های مختلف قابل سنجش است.اما شما می توانید چک لیستی از فرآیندهای کیفی آماده کنید و نظرات و چشم اندازهای مشتریان خود را بدانید و از آنها استفاده کنید.

4- استفاده آسان برای محتوا نویسان و مدیران وبسایت

البته میتوان "سهولت استفاده" را به عنوان یکی از ویژگی های مورد نیاز هر کسب و کار با هر مقیاسی در نظر گرفت، خصوصا برای شرکت ها و سایت های بزرگ.سیستم مدیریت محتوایی که شرکت های بزرگ استفاده می کنند به دلیل حجم بالای اطلاعات و ویرایش ها، نه تنها باید برای استفاده آسان باشد بلکه از نظر بصری و یافتن تمامی عناصر در پنل کاربری هم سهولت داشته باشد.

5- مدیریت امنیت پیشرفته و حرفه ای

با افزایش تعداد ارائه دهندگان و نویسندگان محتوا در وبسایت شما، حتما باید یک سیستم پیشرفته امنیتی در آنجا باشد.این سیستم ها باید مجوزها و سطوح دسترسی قابل تنظیم در قسمت های مختلف با شرح وظایف مختلف برای نویسندگان سایت، براساس مسئولیتشان تعیین کند.یک CMS بالغ و با کیفیت باید این شرایط (تایید هویت های چندگانه) را نیز ارائه دهد.

6- روند کاری پیشرفته و روند تایید

CMS را که انتخاب می کنید باید یک روند کاری کاملا تنظیم پذیر و قابل شخصی سازی که می توان آن را به محدوده های قابل تنظیم کوچکتر تقسیم کرد، ارائه دهد.

7- پشتیبانی از دستگاه های موبایلی

شما چه بخواهید از وبسایت با طراحی ریسپانسیو استفاده کنید که این طراحی با تمام نمایشگرها با هر اندازه ای سازگار است، و چه به صورت جداگانه برای موبایل یک نسخه سایت در نظر گرفته شود، آن سیستم باید بتواند هر دوی آنها را پشتیبانی کند.سیستم مدیریت محتوای انعطاف پذیر باید بتواند وبسایت ها یا برنامه های موبایلی مختلف را نگهداری کند.

8- ویرایشگر

ویرایشگر یکی از ویژگی های اصلی است که ارزش توجه را دارد.اکثر سیستم های مدیریت محتوا از ویرایشگر WYSIWYG استفاده می کنند، که البته در کمال تعجب این ویرایشگر برخی اوقات دچار مشکل می شود.

ویرایشگر همان رابط کاربری می باشد که به وسیله آن می توان محتوا را اضافه یا اصلاح کرد.به طور سنتی، ویرایشگر اجازه می دهد تا محتوا نویس یک سری قالب بندی های اساسی مانند فونت و رنگ را اعمال کنند.اگرچه توسعه دهندگان وب دراین اواخر از این ویرایشگر کمتر استفاده می کنند تا به سمت ویرایشگری بروند که نتایج بهتری را دارد.

خطر ویرایشگر سنتی WYSIWYG را می توان در یک مورد اصلی بیان کرد. اینکه تولیدکنندگان و ارائه دهندگان محتوا نسبتا دسترسی بالایی در راستای طراحی بدست خواهند آورد.آنها می توانند ظاهر صفحه سایت را سفارشی کنند و تغییر ایجاد کنند که این کار سازگاری طراحی و نام تجاری را تضعیف خواهد کرد.

اما نسل جدید Editorها رویکرد متفاوت تری دارند.افرادی که وظیفه محتوا گذاری در سایت ها را دارند می توانند تیترها و عناوین، لیست ها، پیوند ها وسایر این سبک المان ها راتغییر دهند و دسترسی خاصی به قسمت های ظاهری سایت نخواهند داشت.

9- مدیریت دارایی ها

مدیریت تصاویر و فایل ها در برخی از سیستم های مدیریت محتوا به خوبی انجام نمی شود.سیستم های بد طراحی شده کاربران را به دلیل وجود دسترسی و قابلیت استفاده ضعیف، نا امید خواهد کرد.تصاویر به طور خاص خودشان می توانند مشکل ساز باشند.این اطمینان را حاصل کنید که سیستم مدیریت محتوایی را که گزینش می کنید حتما شما را مجبور کند تا ویژگی های alt را به تصویر اضافه کنید.هر کسی دوست دارد سیستم مدیریت محتوایی را که انتخاب می کند شامل ویرایشگر تصویر از جمله: برش، تغییر سایزو چرخاندن عکس باشد؛ اگرچه یافتن این نوع CMS هم می تواند یک چالش محسوب شود.

10- جستجو

جستجو همیشه یکی از وجه های مهم هر وبسایت می باشد.تقریبا نیمی از کاربران برای یافتن مطلب مورد نظر خود از جستجو استفاده می کنند.با این حال قابلیت جستجو در سیستم های مدیریت محتوا اغلب ناکافی است.

در هنگام ارزیابی قابلیت جستجو، مواردی برای توجه وجود دارد:

• تازگی و طراوت: هر چند وقت، موتور جستجو وبسایت شما را ایندکس می کند؟ این مسئله زمانی مهمتر می شود که وبسایت شما به طور مرتب تغییر می کند.
• دقت: آیا تمام محتوای هر صفحه از وب سایت ایندکس می شود؟ در مورد فایل های پیوست مانند PDF, Word, Excel و Powerpoint چطور؟
• رتبه بندی: موتورهای جستجو چگونه رتبه بندی نتایج را مشخص می کنند؟اینکار کار توسط صاحبان سایت شخصی سازی می شود یا کاربران؟

11- سفارشی سازی

شما به یک سیستم مدیریت محتوا  نیاز دارید که در نحوه بازیابی و ارائه اطلاعات انعطاف پذیر باشد.برای مثال آیا می توانید داستان های خبری را به ترتیب زمانی معکوس بازیابی کنید؟ آیا می توانید رویدادها را در تقویم نمایش دهید؟ آیا می توان آخرین نظرات کاربران را استخراج کرد و آن را در صفحه اصلی نمایش داد؟ انعطاف پذیری خوب یک سیستم مدیریت محتوا را برجسته می کند و سفارشی سازی آن را راحت تر و حرفه ای تر می کند.

12- تعامل کاربر

اگر قصد جمع آوری نظرات و بازخوردهای کاربران را دارید، CMS باید این کارکرد را فراهم کند یا اجازه دهد تا پلاگینی به همین منظور روی آن نصب شود و از آن پشتیبانی کند.به همین شکل اگر می خواهید سایتتان همانند یک جامعه و انجمن تعاملی باشد، به قابلیت هایی همچون چت، انجمن ها، نظرات و رتبه بندی ها نیاز دارید.

شما حداقل باید توانایی ارسال پست ها و جمع آوری پاسخ ها را داشته باشید.یک سیستم مدیریت محتوا چگونه این کار را آسان می کند؟ آیا خودتان می توانید زمینه ها و بخش های مختلف را سفارشی سازی کنید یا اینکه در این سیستم برای این تغییرات نیاز به دانش فنی و کدنویسی است؟ آیا می توانید مشخص کنید که نتایج و پاسخ ها به چه ایمیل هایی ارسال شده اند؟ می توان اطلاعات را به پایگاه داده فرستاد و یا از این پایگاه داده خروجی گرفت؟

همچنین در نظر بگیرید که چه ابزاری برای ارتباط با مشتریان و کاربران وجود دارد.آیا می توانید خبرنامه برای آنها ارسال کنید؟ آیا می توان گیرندگان نامه ها را در گروه های مختلف دسته بندی کرد؟ در مورد RSS (news feeds) چطور؟

در پایان، به این مسئله توجه داشته باشید که چگونه می خواهید کاربران خود را مدیریت کنید.آیا نیاز پیدا خواهید کرد که بتوانید پسوردها را بازنشانی کنید، دسترسی معین کنید یا اطلاعات کاربران را به سیستم های دیگر ارسال کنید؟

13- نقش ها و مجوزها

با افزایش تعداد کاربران پنل سایت و تولید کنندگان محتوا، شما حتما نیاز خواهید داشت که بدانید چه کسی چه چیزی را ویرایش و تولید می کند.برای مثال، ممکن است در سایت یک گروه وجود داشته باشد که فقط وظیفه اضافه کردن تبلیغات در صفحه را دارند و نباید به آنها اجازه دسترسی به سایر بخش های محتوایی را داد.این اتفاق نیاز به سیستم مدیریت محتوا دارد که میزان دسترسی ها را پشتیبانی کند.اگرچه پیاده سازی و اجرای این دسترسی ها متفاوت است اما عموما این کار شامل این است که کاربران و مدیران اجازه ویرایش کدام صفحات یا حتی بخش های مختلف سایت را دارند.همچنین برای اینکه از صحت و درستی مطالب اطمینان داشته باشید می توانید برای بازبینی مطالب یک نفر را مجاز به چک کردن تمامی محتوا یا دسته ای از آنها در نظر بگیرید، آیا سیستم مدیریت محتوا این موضوع را پشتیبانی می کند؟

14- نسخه بندی

گاهی اوقات قابلیت برگشتن به نسخه های قبلی و قدیمی تر می تواند در صورت بروز مشکل، شما را به سرعت به حالت قبلی برگرداند و از رویدادهای بدتر جلوگیری کند.

برخی از سیستم های مدیریت محتوا نسخه بندی پیچیده ای دارند که این امکان را می دهد تا به یک تاریخ مشخص و خاص بازگردید.البته این مورد در حال منسوخ شدن است و به ندرت استفاده می شود.رایج ترین استفاده از نسخه بندی، بازگشت به آخرین وضعیت ذخیره شده است.البته این مورد در شرایط بسیار خاص و به ندرت استفاده می شود.

15- پشتیبانی چندگانه وبسایت

با سیستم های مدیریت محتوا می توان چندین وبسایت را فقط با یک بار نصب، راه اندازی و مدیریت کرد.اگرچه ممکن است در ابتدا نیاز به مدیریت یک وبسایت نداشته باشید، اما احتمال اینکه نظرتان تغییر کند و نیاز به چندین وبسایت داشته باشید زیاد می شود.شما ممکن است تصمیم بگیرید که برای مخاطبان محدودتر خود یک وبسایت جداگانه تدارک ببینید.

با رشد اینترنت موبایلی، شاید شما بخواهید که یک سایت مجزا و مختص دستگاه های موبایلی تولید کنید. به هر دلیلی و در هر صورت، CMS باید انعطاف پذیری جهت پیاده سازی چندین وبسایت را داشته باشد.

 در ادامه 3تا از سیستم های مدیریت محتوای معروف که بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند را معرفی می کنیم:

وردپرس (Wordpress)

وردپرس یک پلتفرم سیستم مدیریت محتوا است که در عین اینکه محبوب ترین پلتفرم وبلاگ نویسی می باشد، می توان آن را به نوعی محبوبترین  CMS هم نامید.این پلتفرم برای تازه کاران و افرادی که آشنایی زیادی در این حوزه ندارند بسیار خوب است.

همچنین نصب بسیار سریعی دارد که به طور میانگین نصب آن فقط 5 دقیقه طول می کشد.باید به این موضوع هم اشاره داشت که جدیدترین نسخه ها و پلاگین ها به وسیله هسته قدرتمند به روز رسانی که وجود دارد، به طور خودکار و همه با هم به روز می شوند.

برای آن دسته از کاربرانی که با HTML یا زبانهای دیگر آشنایی ندارند، WYSIWYG می تواند برایشان راهگشا باشد چرا که از نظر بصری کار کاربران را راحت کرده و آنها می توانند به راحتی  در بخش مدیریت اجزای دلخواه خود را پیدا کنند.

انجمن ها و جوامع وردپرسی غالبا گروه های وفادار و مشتاقی هستند و می توانند زمانی که کاربران دیگر با مشکل مواجه می شوند،آنها را کمک کنند.وردپرس شاید وسیع ترین تم ها و قالب ها و همچنین پلاگین ها را دارا باشد.وردپرس هزاران قالب آماده و پلاگین حرفه ای در سطح اینترنت دارد که وبسایت های زیادی هستند که آنها را ارائه می دهند.

دروپال (Drupal)

دروپال یکی دیگر از سیستم های مدیریت مطالب می باشد که آن هم از جامعه بزرگ و فعالی بهره می برد.این پلتفرم به جای تمرکز روی وبلاگ نویسی، بیشتر یک CMS خالص محسوب می شود.نصب آسان به همراه هزاران ماژول که می تواند ویژگی های بسیار جذابی همانند، انجمن ها، وبلاگ کاربران سایت، پروفایل ها(حساب های کاربری) و بسیاری چیزهای دیگر را ارائه دهد.ساخت یک سایت که ویژگی های اجتماعی را دارا می باشد با نصب دروپال بسیار آسان است.

یکی از محبوبترین ویژگی های دروپال، ماژول Taxonomy می باشد؛ ویژگی که امکان می دهد تا سطوح مختلف و انواع دسته ها برای انواع محتوا فراهم شود.هر کسی می تواند تعدادی قالب حرفه ای دروپال که برای شخصی سازی کاملا آماده هستند را پیدا کند و آنها را به کار بگیرد.

جوملا (Joomla)

جوملا در تعدادی از عملکردها، سیستم مدیریت محتوای بسیار پیشرفته ای است؛ اما با این حال نصب جوملا هم تا حد خوبی آسان است.نصب جوملا معمولا بر روی هاستینگ و فضاهای میزبانی اشتراکی انجام می شود که با توجه به اینکه نرم افزار قابل تنظیمی می باشد، این کار بسیار ساده است.

جوملا از نظر اینکه CMS کامل و خالصی است، به شدت به دروپال شباهت دارد.جوملا پنل مدیریت و رابط کاربری جذابی از جمله منوهای کشویی و ویژگی های دیگری را دارد.

سایت جوملا شامل بیش از 3200 افزونه می باشد، پس شما این اطمینان را داشته باشید که توسعه دهندگان جوملا همیشه حضور دارند و می توانند به شما در پیش برد اهدافتان در وبسایت از طریق این CMS محبوب یاریتان کنند.همانند وردپرس، در جوملا هم می توان ویژگی هایی را که نیاز دارید از طریق این افزونه ها تامین کنید.با این حال، تم و قالب های جوملا و افزونه های خوب آن در بیشتر منابع با پرداخت هزینه قابلیت دسترسی و دانلود را دارند و اگر به دنبال طراحی سایت خوب  وسفارشی سازی آن هستید باید مقداری هزینه برای این کار کنار بگذارید.

نتیجه گیری

توجه به ویژگی های سیستم مدیریت محتوا در هنگام انتخاب بسیار مهم است اما همه چیز نیست.مسائل دیگری همچون صدور مجوز، دسترسی، پشتیبانی، امنیت، آموزش و خیلی چیزهای دیگر هم باید مورد توجه قرار بگیرند.

نکته ای که در این بین حتما باید به آن اشاره کنیم این است که: لیست نیازمندی های خود را با لیست آرزوهای خود اشتباه نگیرید! همچنین در حالی که نیازهای خود را در نظر دارید به آینده هم نگاهی داشته باشید.ضمن اینکه بهترین کار اینست که برای سیستم مدیریت محتوایی که شامل ویژگی هاییست که هیچگاه از آنها استفاده نخواهید کرد، زمان و هزینه خود را هدر ندهید، از طرفی هم نباید از لبه دیگر بیفتید و سیستمی را انتخاب کنید که برای اهداف و خواسته های شما کمبود دارد و ناکارآمد خواهد بود.