نمونه درست RFP طراحی سایت

اگر شما در کسب و کارهای خدماتی و مشاوره ایی هستید، حتما درباره پروپوزال (RFP: Requests for Proposal) شنیده اید. ما در دارکوب ماهانه صدها حتی هزاران RFP از سرتاسر و خارج از کشور دریافت می کنیم، که از ما درخواست باز طراحی وب سایت و یا طراحی از پایه یک وب سایت جدید در آن مطرح می شود. برخی از این RFP ها شفاف و دقیق هستند و تمام اطلاعاتی که را که برای ارائه متقابل پروپوزال و ارزیابی های فنی و مالی آن لازم است، به ما توضیح می دهند و برخی هم نه. به روز بودن در تکنولوژی که هر لحظه در حال تغییر است یک کار تمام وقت است، برای همین است که سفارش دهندگان وب سایت همیشه به دنبال حرفه ایی های این رشته هستند. اما نوشتن یک RFP می تواند کار دشواری باشد، برای همین من سعی می کنم با ارائه یک نمونه و توضیح بخش های آن به شما کمک کنم تا با کمترین زمان و انرژی آن را تهیه کنید.

اول از همه بدانید که RFP معرفی نامه چهره شرکت شماست و بر روی همکاری احتمالی شما با شرکت طراح سایت تاثیر می گذارد. یک RFP خوب پاسخی خوب دریافت می کند، منجر به یک رابطه کاری خوب می شود و همه اینها محصول و پروژه ایی بهتر به وجود خواهد آورد.

بنابراین، چه چیزی باید در RFP بنویسیم؟ چه جزئیاتی را شرکت طراح نیاز دارد تا بتواند پاسخی مناسب به شما بدهد؟ شما چه سوالاتی باید بپرسید تا توانایی آنها را بسنجید؟ لازم نیست که حتما برای نوشتن این درخواست طراح وب سایت باشید. بلکه کافی است که اهداف، جزئیات و اطلاعات مفید برای پروژه را برای شرکت طراح گرد هم آورید.

عناصر RFP

ارسال یک RFP یک فرآیند کاملا استاندارد است: متقاضی طراحی وب سایت دامنه کلی پروژه، زمان و بودجه موجود را مشخص کرده آن را طی درخواستی به شرکت طراح سایت می دهد تا بهترین راه حل و ارزیابی را برای آن ارائه کند. ممکن است این فرآیند با یک سری پرسش و پاسخ بین طرفین صورت گیرد که می توان با ارائه جزئیات کافی از همان ابتدا این مراحل را کوتاه و سریع تر کرد.

برای کمک به نوشتن RFP، من یکی سری نکات کلیدی را لیست کرده ام. مراحل زیر کاملا واضح هستند تا به کیفیت محصول نهایی پروژه کمک کند. البته لزومی ندارد که حتما ترتیب همه موارد دقیقا به همین شکل رعایت شود، اما با این حال باید ترتیبی معنا دار در کل شکل بگیرد و نسبت به پروژه می تواند ساده تر نیز باشد.

قسمت های یک RFP عبارت است از:

1.      مرور کلی پروژه

اهداف شرکت خود و RFP را معرفی کنید. نه تنها کاری را که می خواهید شرکت طراح انجام دهد مشخص کنید بلکه توضیح دهید مشکل اصلی در کجاست؟ اگر در حال حاضر وب سایتی دارید مشکل آن کجاست؟ این قسمت یک دید کلی است که جزئیات آن در قسمت های بعدی خواهد آمد.

چرا این قسمت مهم است؟ بیش از آنکه راه حل را توضیح دهید سعی کنید مسئله را توضیح دهید. ممکن است برای این مسئله راه حل هایی بجز آنهایی که شما فکر می کنید وجود داشته باشد که شرکت طراح بتواند آنها را به شما پیشنهاد دهد. پس با توضیح مشکل طراح را تشویق به ارائه راه حل یا طراحی خلاقانه تر نمایید.

2.      تاریخچه سازمان شما

شرکت و کسب و کار خود را توضیح دهید. چه کاری و در چه سطحی انجام می دهید؟ ممکن است وب سایت کنونی شما معرف خوبی برای نوع، دامنه و حجم کسب و کار شما نباشد. همچنین مقداری درباره ارزش ها سازمان تان، خصوصیت منحصر به فرد آن و چیزهایی که احتمالا برای شما اهمیت و اولویت دارد بگویید.

با توضیح دادن ارزش ها، شما قدمی در معرفی خود و یافتن همکاری متناسب با آن بر می آیید. ممکن است شرکت طراح سایت در یک حوزه خاص متخصص باشد (استارتاپ، B2B و غیره) با دانستن آنکه آیا هر دو بر یک حوزه خاص تمرکز دارید می توان انتخاب و پیشنهادات بهتری بوجود آورد.

برای مثال حوزه ایی به نام فعالیت های عام المنفعه و اجتماعی با فعالیت های وب سایت های تجاری، فروشگاه ها و نیازمندی ها متفاوت است. خوشبختانه ما در دارکوب با تکیه به تجربه سالیان توانسته ایم گروه های طراحی را به وجود آوریم تا انوع نیاز های مشتریانمان را بتوانیم پاسخ دهیم. از این جهت است که ما می توانیم از وب سایت های شرکتی استاتیک تا فروشگاه های آنلاین بزرگ را طراحی و پشتیبانی نماییم.

3.      اهداف پروژه

اهداف و فصولی را که می خواهید به آن برسید را توضیح دهید. سه چیز در طراحی وب سایت تان که به نظر شما موفقیت محسوب می شود را مشخص کنید. آیا پارامتر های کیفی یا کمی برای آن دارید؟ مثلا رسیدن به یک سقف فروش، تعداد بازدید کنندگان و یا زمان بازدید کاربران. به کارهایی که می خواهید کاربران در وب سایت شما انجام دهند فکر کنید (عضویت، خرید، تماس یا مشارکت) نه چیزهایی که آن ها می بینند.

نکته بسیار مهم: مخاطبان وب سایت چه کسانی هستند؟ چه ویژگی هایی دارند؟ گاهی وقت ها مشتریانی که می خواهید از طریق وب سایت با آنها ارتباط برقرار کرده و سرویس دهید، بخش خاصی از مشتریان شما هستند. در واقع طراحی وب سایت حول همین موضوع می گردد. لازم است شما کاربر هدف را خوب بشناسید تا سایت را برای آن ها طراحی نمایید. شاید دیده باشید که در وب سایت افراد نظر می دهند یا تجربه همکاری خود را در قالب پیامی کوتاه ابراز کرده اند. مثلا شما برای وب سایت های درمانی که خدمات خاصی برای سالمندان ارائه می دهند (مانند فیزیوتراپی یا شنوایی) توقع استفاده از قالب های جذاب برای جوانان را ندارید. یا سایت های نیازمندی که می توانند طیف وسیعی از مخاطبین را به خود اختصاص دهند باید همیشه به طور حداکثری ساده و کاربرپسند باشد تا هر کسی با هر دانش و تجربه ایی در استفاده از وب سایت بتواند به راحتی هر چیزی را که می خواهد بیابد.

هر چه شما درباره کارکرد وب سایت آینده خود تصویر دقیق تری ارائه دهید، احتمالا موفقیت طراحی و بازدهی سایت افزایش می یابد. هر چه هدف شما مشخص تر باشد احتمال رسیدن به آن افزایش می یابد و از هدر رفت سرمایه جلوگیری می کند. پیشنهاد می کنم مدتی را در فضای اینترنت به بررسی سایت های مختلف بخصوص سایت های حوزه کسب و کار خود صرف کنید. سعی کنید از هر وب سایتی ایده ایی بگیرید. شاید یک وب سایت به شما بیاموزد که چه چیز هایی در طراحی مورد پسند شما نیست و سایت دیگر ایده خلاقانه ایی برای سایت شما بدهد. به وب سایت های رقیبان خود سری بزنید. اگر در حوزه کاری خود وب سایت مناسبی نیافتید حتما سری به نمونه های خارجی بزنید. شاید شما ایده ای کسب و کاری جدیدی از آن ها بیاموزید.

در آخر ایده های خود را دقیق نوشته و اولویت بندی کنید چون احتمالا تمام آن ها قابل پیاده سازی نباشند. شاید لازم شود که پروژه خود را فاز بندی کنید و قسمت هایی از آن را در آینده پس از توسعه زیر ساخت های داخلی شرکت تان به سایت اضافه نمایید.

4.      نقشه سایت و قالب سایت

ما در دارکوب بسیار شاهد مراجعه مشتریانی بوده ایم که طراح قبلی خود را به هدف بازطراحی وب سایت شان ترک کرده و به ما مراجعه می کنند. مشکل مشترک اکثر وب سایت های معیوب استفاده از قالب های آماده بود که مطالب وب سایت در آن ها به خوبی سازمان داده نشده بود و امکان تغییرات و اصلاح قالب آن وجود نداشت. برای همین صاحبان وب سایت تصمیم به بازطراحی آن گرفته بودند.

پیمایش راحت و سازماندهی منطقی وب سایت می تواند علاوه بر رضایت کاربر و یک تجربه کاربری مطلوب موجب بهبود سئوی وب سایت شود. چون یک وب سایت باید برای ربات های موتورهای جستجو به درستی قابل فهم باشد.

بنابراین شما باید بدانید که محتوای وب سایت جدید شما در چه ساختاری بایستی قرار بگیرد. اگر قبلا سایتی داشته اید، چه محتوایی را می خواهید از آن حذف نمایید، کدام صفحه باید به روز رسانی شود؟ آیا لازم است سیستم مدیریت محتوای وب سایت را تغییر دهید یا همان سیستم برای شما رضایت بخش است؟ تا چه حد می خواهید حجم صفحات وب سایت را تغییر دهید؟

طراحان ما نیز در دارکوب به شما در این باره مشورت خواهند داد اما لازم است ابتدا شما در این باره فکر کنید. از آن جهت که سازماندهی وب سایت بر روی سئو و توسعه های آینده موثر است طراحان ما قالبی را به سفارش شما از نقطه صفر تا صد توسعه داده تا علاوه بر نیازهای امروز شما، در آینده قابلیت توسعه بیشتر و اضافه کردن امکانات بیشتر را داشته باشد.

ممکن است شما در این قسمت عنوان کنید که می خواهید صفحاتی را در وب سایت به: فروم، گالری، وبلاگ، اخبار و غیره اختصاص دهید.

5.      گاهشمار

شاید شما ندانید که پروژه شما چه مقدار زمان برای پیاده سازی نیاز دارد، اما حداقل لازم است شما انتظار خود را بیان نمایید. اگر هدفتان تاریخ راه اندازی مشخصی است حتما به آن تاکید نمایید. ممکن است شما کمپین تبلیغاتی یا فروش فوق العاده ایی در برنامه خود داشته باشید که لازم باشد وب سایت جدیدتان در آن زمان قابلیت سرویس دهی را داشته باشد.

زمان طراحی یک وب سایت نسبت به امکانات و نوع طراحی آن متفاوت است و ممکن از چند روز تا چند ماه به طول بیانجامد. جدا از طراحی، سئوی وب سایت به عنوان ابزار قدرتمند بازاریابی که باعث می شود وب سایت شما در صفحه نتایج جستجوی رتبه خوبی بگیرد، نیاز به زمان دارد، و حداقل بین سه تا شش ماه پس از راه اندازی وب سایت برای نتیجه گرفتن از آن فرصت نیاز است.

6.      الزامات فنی

این قسمت بسیار وسیع است اما لازم است شما محدوده و الزاماتی پروژه را در آن بیان کنید. وب سایت در عمل یک نرم افزار است، بنابراین باید قسمت های فنی آن مشخص باشد هر عملکردی که می خواهید در وب سایت وجود داشته باشد باید در این قسمت توضیح دهید:

• فروش آنلاین: آیا می خواهید در وب سایت خود درگاه پرداخت آنلاین داشته باشید؟ چند درگاه مورد نیاز شماست؟ برای پیاده سازی این قسمت شما باید حتما از پروتکل SSL استفاده کنید که این هزینه جدا گانه ایی دارد.
• سیستم مدیریت محتوا (CMS): آیا سیستم مدیریت محتوای خاصی (مانند وردپرس، جوملا، دروپال و غیره) در نظر دارید؟ نظر شما برای سیستم های جایگزین پیشنهادی دیگر چیست؟ امروز شاید هزاران سیستم مدیریت محتوا در بازار موجود است که معروف ترین آن وردپرس و جوملا می باشد. این دو سیستم نیازمندی های اکثر وب سایت ها را پاسخ می دهند. اما گاهی استفاده از گزینه های دیگر الزامی است و یا باید بر روی سیستم ها تغییرات و تنظیمات خاصی نسبت به هر پروژه انجام شود.
• زبان برنامه نویسی: اگر شما می خواهید خود پشتیبانی وب سایت را انجام داده و به زبان برنامه نویسی خاصی آشنایی دارید (مانند PHP, Ruby, Python) و یا می خواهید حتما به همان زبان پروژه شما نوشته شود باید آن را از قبل مشخص نمایید.
• یکپارچه سازی: ممکن است سازمان شما نیاز به سرویس های به اصطلاح Third-Party مانند ایمیل، CRM یا سیستم های حسابداری داشته باشد. و می خواهید که وب سایت با این سرویس ها یکپارچه باشد. مثلا می خواهید وقتی خریدی در سایت انجام می شود اطلاعات آن در برنامه حسابداری نیز وارد شود.
• چند زبانه: آیا شما نیاز به وب سایت چند زبانه دارید؟ ما در دارکوب توانایی طراحی سایت ها به تمامی زبان های نسبت به سفارش مشتری را داریم.
• حساب کاربری: آیا شما نیاز به سیستمی برای مدیریت اعضا دارید؟ آیا قسمت هایی از سایت شما تنها برای افراد خاص پس از پرداخت حق عضویت قابلیت نمایش دارد؟
• طراحی واکنش گرا یا Responsive: پیشنهاد گوگل برای نمایش مناسب وب سایت در دستگاه های موبایل استفاده از روش طراحی واکنش گرا است. آیا شما می خواهید از این روش استفاده کنید یا نسخه موبایلی وب سایت را انتخاب می کنید؟ طراحی واکنش گرا این امکان را فراهم می کند که وب سایت تقریبا در هر دستگاهی به خوبی نمایش داده شود و در این حالت سایت شما فقط یک نسخه دارد. اما نسخه موبایلی سایت نیاز به طراحی و پشتیبانی خاص خود را دارد.

این قسمت از RFP می تواند بسیار طولانی باشد. یک پروژه وب سایت گاه بسیار پیچیده تر از آنی است که به نظر می آید. گاه تنها یک دکمه خاص در طراحی می تواند هفته ها زمان برای پیاده سازی نیاز داشته باشد و عملیات بسیار پیچیده ایی را انجام دهد.

7.      نقطه اصلی تماس

معمولا کسانی که RFP را می نویسند وظیفه پیگیری پروژه را نیز بر عهده دارند. اگر اینطور نیست و یا افراد دیگری در این باره مسئولیت داشته و تصمیم گیرنده می باشند، لازم است معرفی شوند. بخصوص باید تعیین شود که چه کسی تصمیم گیرنده اصلی پروژه می باشد.

8.      بودجه

لازم است شما بودجه را مشخص کنید. شاید نتوانید عدد دقیقی در این باره بدهید اما حداقل یک بازه برای آن تعیین نمایید. وب سایت ها مانند اتومبیل هستند در هر قیمتی می توان آن ها را تهیه کرد. توسعه دهنده گان غیر رسمی همیشه ممکن است با هر قیمتی به شما محصولی را سر هم کرده و ارائه دهند. اما شرکت های شناخته شده کاری حرفه ایی را به قیمت آن انجام میدهند. تنها یک حرفه ایی می تواند کیفیت این دو را تشخیص داده یا آنکه پس از راه اندازی وب سایت است که کیفیت و مسائل خود را نشان می دهد. ممکن است یک اتومبیل امکانات مختلف زیادی را بدون کیفیت داشته باشد که مدام نیاز به تعمیر پیدا می کند و اتومبیل دیگر امکانات اساسی را با بهترین کیفیت و ایمنی به مشتری می دهند. وب سایت ها نیز به همین شکل هستند.

چرا مشخص کردن بودجه مهم است؟ برای اینکه شرکت طراح پیشنهادات و راه حل های خود را نسبت به آن ارائه دهد. در غیر این صورت طراح ممکن است وب سایت بسیار قوی با امکانات زیاد اما چند برابر بودجه شما پیشنهاد بدهد، این عملا بی فایده است. علاوه بر این لازم است مشخص شود که در برآورد هزینه در صورت نیاز آیا هزینه لایسنس ها لحاظ شده است یا خیر.

9.      پشتیبانی

وقتی وب سایت توسعه داده شده و راه اندازی گردید، کار پایان نمی یابد. بلکه لازم است تکلیف آموزش، پشتیبانی و توسعه های بعدی آن تا حدی مشخص باشد. با راه اندازی وب سایت پروسه جدیدی آغاز می شود: حل خطا ها و باگ ها، اضافه کردن افزونه ها، نگهداری های فنی وب سایت. یکی از مهمترین نکات درباره انتخاب شرکت طراح همین پشتیبانی است. شما باید شرکتی با سابقه انتخاب کنید که توانایی پشتیبانی دراز مدت را داشته باشد. دیگر آنکه مسئله کیفیت و هزینه است. ممکن است یک طراح غیر رسمی کاری کم کیفیت که نیاز به پشتیبانی بیشتری دارد ارائه کند یا آنکه هزینه توسعه کمی بخواهد اما هزینه قرداد پشتیبانی آن غیر معقول بالا باشد.

یک شرکت توسعه وب سایت رسمی همیشه کار خود را به خوبی پشتیبانی می کند. ما نیز در دارکوب در بسته های پیشنهادی خود پشتیبانی یکساله محصولات را ارائه می دهیم.

10. میزبانی وب

میزبانی یا هاست وب سایت چگونه خواهد بود. وب سایت های کوچک با یک هاست اشتراکی با کیفیت نیازشان برطرف می شود. اما وب سایت های بزرگ یا سایت هایی با اطلاعات حساس نیاز به هاست اختصاصی دارند. هر یک از این هاست ها نیاز به برنامه ریزی و کارهای فنی برای راه اندازی دارند که در صورت نیاز به هاست اختصاصی باید به آن پرداخته شود. از سوی دیگر هزینه هر یک از هاست ها متفاوت است و باید در قرارداد مشخص گردد.

11. مثال ها

احتمالا شما برای طراحی وب سایت خود و اینکه چه چیزی لازم دارید به وب سایت های دیگر سری می زنید. بنابراین شاید بد نباشد اگر در این جستجو نمونه هایی از وب سایت هایی یافتید که دقیقا یا بخش خاصی از آن مورد نیاز شما است، آن ها را به عنوان مثال ذکر کنید تا طراح دید دقیق تری نسبت به محصول مورد نظر شما داشته باشد. این وب سایت می تواند RFP شما را به خوبی توضیح دهد چون یک نمونه عینی است.

فقط توجه داشته باشید اگر وب سایتی را مثال میزنید قسمت های مختلف آن را بررسی کنید. گاهی یک دکمه کوچک و به ظاهر ساده نیاز به کار فنی زیادی دارد که ممکن است در نگاه اول به چشم شما نیاید. یا وب سایتی که مثال زده اید دارای امکانات زیادتری باشد که اصلا مورد نیاز کسب و کار شما نیست.

12. فرمت پاسخ RFP

پس از نوشتن RFP و ارسال آن شرکت های طراح در قالب یک پروپوزال به شما پاسخ خواهند داد. آیا انتظار قالب خاصی از پروپوزال را دارید؟ آیا باید به صورت چاپی و مهر شده باشد؟ زمان پاسخ دهی به RFP تا چه تاریخی است؟