ساخت اتوماسیون اداری تحت وب به صورت اختصاصی

هرگاه که صحبت از کار اداری میشود، احتمالا شماهم مانند بسیاری از مراجعین به یاد پوشه های رنگی و انبوهی از کاغذها و مدارک جمع آوری شده میوفتید که با دقت تمام به دست گرفته اید تا مبادا برگه ای از آنها کم بشود و کارکنان اداراتی که مجبور هستند وقت بسیار زیادی را برای این فرآیند کاغذی هزینه کنند و جدا از اینکه بایگانی این اطلاعات وقت و هزینه زیادی را بهمراه دارد، اما امروزه مدیران سازمان های اداری بدنبال سرعت بخشیدن به روند های اداری و سازمانی خود هستند که این امر با اتوماسیون اداری تحت وب کاملا قابل اجراست، در این مقاله سعی کردیم توضیح جامع و کاملی از ضرورت ساخت اتوماسیون اداری مزایا و معایب و نکات قابل اهمیت آن در اختیار شما بگذاریم پس در ادامه مقاله همراه ما باشید.

سیستم اتوماسیون تحت وب چیست؟

اولین و مهمترین سوالی که باید پاسخ آن رابدانیم تعریف سیستم اتوماسیون تحت وب است که، یک سیستم نرم افزاری است که براساس تکنولوژی های وب طراحی شده است و به منظور اتوماسیون کردن فرآیندها و تسهیل آنها در امور مختلف شرکت ها، ادارات و سازمان ها ازآن استفاده میکنند. به زبان ساده تر ساخت اتوماسیون اداری باعث میشود که کارهای مکرر و مشابه بصورت خودکار انجام شود و این امر تاثیر بسزایی در کاهش کارهای تکراری و زمان بر دارد.

در گذشته شرکت ها و سازمان ها برای انجام امور خود از برگه های کاغذی استفاده میکردند که هم بسیار وقت گیر بود و هم باعث پیچیدگی امور برای کارکنان هربخش اداری میشد، پیشرفت تکنولوژی و فناوری باعث شد که هر سازمانی با راه اندازی یک اتوماسیون اداری  این امور را به مراتب ساده تر کند.

چرا به ساخت اتوماسیون اداری تحت وب احتیاج داریم؟

همانطور که گفتیم در گذشته  بخش عظیمی از مستندات را در کاغذها ثبت و نگهداری میکردند که همین امر باعث از بین رفتن زمان بسیار زیادی از کارمندان میشد چرا که در مواجهه با یک روز شلوغ کاری ممکن بود به بسیاری از امور مهم خود نرسند.

بسیاری از مدیران با تجربه که صرفه جویی در زمان را امری حیاتی و مهم در امور خود میدانستند، با راه اندازی این سیستم باعث بهبود عملکرد کارکنان خود شده اند و این امر باعث شد تا مدیران بسیاری بدنبال ساخت اتوماسیون اداری ساده بروند.

مزایای استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

استفاده از این سیستم مزایای بسیار زیادی را به همراه دارد که ما در اینجا تنها به چند ویژگی حائز اهمیت آن میپردازیم و هریک را بطور مختصر شرح میدهیم، از مهمترین ویژگی های این سیستم میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1. صرفه جویی در زمان و منابع

با اتوماسیون کردن فرآیند ها سازمان ها و ادارات میتوانند فعالیت بیشتری با منابع انجام دهند و با حذف فرآیند های تکراری و خسته کننده کارمندان میتوانند وقت و انرژِ خود را برای امور با ارزش و مهم دیگری صرف کنند.

اولین منبعی که با  اتوماسیون کردن سازمان ها باعث صرفه جویی در آن میشویم کاغذ است، چرا که با این امر عملا کاغذ حذف میشود و احتیاجی به گذاشتن زمان های طولانی برای جمع آوری اسناد و بایگانی آنها وجود ندارد و همچنین احتیاجی به دسته بندی عظیمی از کاغذها وجود نخواهد داشت.

2. کاهش هزینه ها

یک سازمان و یا اداره با نصب اتوماسیون اداری فرآیندهای پیچیده کسب و کار را اتوماسیون میکند، در گذشته اکثر ادارات کارمندانی در بخش بایگانی داشتند که با مملوئی از اسناد و پوشه ها همراه بودند اما با بوجود آمدن این سیستم دیگر نیازی به استخدام کارمندانی برای این وظیفه و وظایف مشابه آن نیس و همین امر باعث صرفه جویی در هزینه ها میشود و در عین حال فعالیت های موثر و سودهای حاشیه ای بطور چشمگیری افزایش میابد.

3. افزایش دقت در فعالیت ها

کارمندان زبده و خوب هرچقدر هم که در امور خود منحصر بفرد و عالی عمل کنند نمیتوانیم بگوییم خطاهای انسانی رخ نخواهند داد و این امری غیر قابل ممکن است اما با راه اندازی درست این سیستم باعث جلوگیری از این دست خطاها و اشتباهات  میشویم.

خطاهای انسانی علاوه بر اینکه باعث کاهش صحت و دقت امور میشوند ممکن است که بسیار هم هزینه بردار باشند و باعث ضررهای مالی عظیمی به سازمان ها شوند اما با راه اندازی این سیستم دخالت انسانی در امور به حداقل خود میرسد و همین امر به معنی کاهش و از بین رفتن خطاهای انسانی است.

4. مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری

این ویژگی یکی از بهترین مزایای پورتال و راه اندازی اتوماسیون اداری و است چرا که شما میتوانید بوسیله آن برای کارکنان خود وظایفی را تعیین کنید (تسک) و این وظایف را بصورت مکتوب داشته باشید و همچنین نحوه پیشرفت پروژه ها را زیرنظر داشته باشید و تمامی اسناد و مدارک مورد نیازتان در نرم افزار اتوماسیون سازمانی حفظ و نگهداری میشود و شما میتوانید به این مدارک بایگانی شده دسترسی داشته باشید.

5. افزایش قدرت تصمیم گیری

با راه اندازی این نرم افزار و پورتال تحت وب کارکنان و شما میتوانید به منابع عظیمی از اطلاعات، گزارش ها و مستندات دسترسی داشته باشید و با این قابلیت هرکاربری میتواند با دسترسی داشتن به این اطلاعات تصمیمات درست و آگاهانه ای را مبتنی بر واقعیت بگیرد، مدیران مجموعه با تجزیه تحلیل اطلاعات میتوانند به پیشرفت مجموعه و سازمانشان کمک کنند.

با پیشرفت بیزینس مدیران میتوانند عملکرد خود را بهینه کنند و به این وسیله باعث بهبود کیفیت محصولات و خدمات خود شوند و ارزیابی کنند که آیا عملکرد سازمان با اهداف تعیین شده یکی هست یا خیر.

6. مدیریت ذخیره و اطلاعات

از دیگر مزایای اتوماسیون سازی ادارات این است که روند ذخیره سازی اطلاعات بسیار ساده است و بعلاوه این سیستم امکان نظارت و کنترل اطلاعات را از طریق یک سیستم مدیریت اسناد به ما میدهد.

7. گزارش گیری

هر مجموعه ای باید در پایان یک ماه کاری بتواند از جزییات فعالیت ها مطلع باشد چرا که تاثیر بسزایی در پیشرفت و روند رشد مجموعه خواهد گذاشت که با این سیستم این روند به خوبی مشخص است.

معایب استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

هرسیستمی در کنار مزایایی که دارد معایبی هم بدنبال خود خواهد داشت سیستم اتوماسیون اداری نیز از این قاعده مستثنی نیست، یکی از معایب آن این است که بدلیل اتوماتیک شدن کارها روابط انسانی و تعامل همکاران کاهش پیدا میکند چرا که همه برنامه ریزی ها توسط آن انجام شده است.

عیب دیگر آن این است که اگر کارکنان کار کردن با این سیستم را آموزش نبینند ممکن است نتوانند بدرستی از آن استفاده کنند و خطاهای خود را به گردن سیستم اتوماسیون بندازند و عیب آخر آن این است که بدلیل کار با سیستم های کامپیوتری ممکن است کارکنان دچار مشکلات از قبیل گردن درد و از این موارد بگیرند.البته که مزایای راه اندازی این سیستم بقدری زیاد است که معایب آن کاملا قابل چشم پوشی هستند.

کاربردهای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری کاربردهای بسیاری دارد، که در این مقاله ما چندین کاربرد مهم آن را آورده ایم تا به مدیران شرکت ها و سازمان ها در انتخاب راه بهتر کمک کنیم.

1. فعالیت های بازاریابی

در بازاریابی ایمیلی سازمان ها میتوانند از نرم افزارها برای ارسال ایمیل  در بازه زمانی مشخص به مشتریان خود استفاده کنند و به این طریق موجب کاهش هزینه های اجرایی میشوند همچنین میتوان فعالیت های بازاریابی را به سامانه مدیریت ارتباط با مشتریان یا همان سیستم CRM وصل کرد.

2. منابع انسانی

سیستم های اتوماسیون میتوانند منابع انسانی را مدیریت کنند و طیف گسترده ای از وظایف منابع انسانی، از جمله بررسی رزومه ها، زمان بندی مصاحبه ها، استخدام نیروهای جدید، مدیریت حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را بصورت خودکار انجام میدهد.

3. فرآیندهای فروش

ابزارهای اتوماسیون فروش مصل و سیستم های نرم افزاری به تیم های فروش این امکان را میدهد تا زمان کمتری را برای ثبت فعالیت های مربوط به معاملات خود اختصاص دهند و زمان بیشتری را برای مکالمات تلفنی صرف کنند که منجر به جذب مشتری میشود.

4. امور مالی و حسابداری

با خودکار کردن برنامه ریزی های مالی و حسابداری شرکت ها میتوانند برای کارهای مهم تر به تجزیه و تحلیل بپردازند و کلیه داده ها بصورت خودکار ثبت و ضبط میشوند، این امر موجب میشود خطاهای موجود در داده ها کاهش پیدا میکند و از تقلب از طریق نظارت هوشمند جلوگیری میکند و همچنین هر فرد با وارد شدن به پورتال شخصی خود به اطلاعات کاربری خود دسترسی خواهد داشت.

پورتال در اتوماسیون اداری چیست؟

کمتر کسی وجود دارد که اسم پورتال را این روزها نشنیده باشد اما تعداد کمی هستند که ویژگی ها و خصوصیات آن را بدانند، پورتال را بصورت لغوی به درگاه و دریچه ورودی معنی میکنند، اما برای دانستن معنی دقیق پورتال چیست باید گفت که پورتال صفحه ای در وب است که برخی امکانات را در اختیار یوزرها قرار میدهد.

امکانات پورتال بدون توجه به موقعیت فیزیکی و جغرافیایی کاربران در اختیار آنها قرار میگیرد و دسترسی را با امکاناتی که در اختیارشان قرار میدهد آسان میکند. در واقع پورتال به نوعی از وبسایت گفته میشود که کاربران بجز خواندن مطالب میتوانند عملکردهای دیگری را نیز بر روی آن انجام دهند بعنوان مثال سایت های فروشگاهی یک نوع پورتال فروشگاهی به حساب میایند پورتال ها انواع های زیادی دارند مانند پورتال های سازمانی، پورتال های دولتی و از انواع پورتال ها هستند که میشود از آنها نام برد.

برای توضیح واضح تر بگذارید یک مثال بزنم در سایت دارکوب و قسمت آموزشگاه آن یک کاربر میتواند کلاس آموزشی خود را انتخاب کند در سبد خرید بگذارد و مراحل پرداخت آن را انجام دهد و همچنین هر زمان که احتیاج بود به منابع خریداری شده دسترسی پیدا کند در واقع این یک نمونه از طراحی پورتال آموزشی است.

برای اتوماسیون اداری از پورتال های سازمانی و دولتی میشود استفاده کرد که در ادامه قاعده کلی هریک را برای شما شرح خواهیم داد.

تفاوت پورتال و وب سایت چیست؟

پورتال ها نیز در واقع وب سایت به حساب میایند، اما هنگام استفاده از آنها متوجه تفاوت آنها میشوید، چراکه خدمات پورتال ها به مراتب از طراحی سایت اختصاصی بیشتر است، بطور مثال وب سایت های سازمانی مانند بانک ها شرکت های بیمه و سازمان های دولتی هریک متفاوت هستند.

در طراحی پورتال، بعنوان مثال پورتال های سازمانی پلتفرمی برای یکپارچه سازی اطلاعات افراد و فرآیندها وجود دارد به همین دلیل پیاده سازی پورتال ها متفاوت از وب سایت هاست.

اکنون که تفاوت های وب سایت و پورتال را شناختید اولین سوالی که در ذهنتان بوجود میاید این است که بالاخره وب سایت یا پرتال؟پورتال و سایت همانطور که گفتیم امکان برقراری ارتباط با مخاطب چه در غالب مشتری، شریک و یا کارمندان را در اختیارتان قرار میدهد و همچنین ارائه محتواهای مختلف، محصولات و خدمات را نیز برقرار میکند.

برای انتخاب میان پورتال و یا وب سایت بدنبال برتری یک پلتفرم نسبت به دیگری نباشید بلکه به دنبال کشف نیازهای سیستم خود باشید و به وسیله آن بهترین تصمیم را برای سازمان خود بگیرید.

هزینه اتوماسیون اداری

در هنگام تهیه اتوماسیون اداری مؤلفه قیمت برای بسیاری سازمان‌ها و شرکت‌ها اهمیت زیادی دارد. سیستم اتوماسیون اداری نیز با توجه به اهمیت زیادی که در فرایندهای کاری سازمان‌ها دارد، از زیرساخت‌های مهمی به شمار می‌آید که معمولاً هزینه‌ کردن در آن برای مدیران قابل قبول است. اما بدیهی است که مقایسه قیمت اتوماسیون اداری در تصمیم خرید یک مؤلفه مهم خواهد بود. مهم‌ترین عاملی که در  این حوزه در تعیین قیمت اتوماسیون اداری اثرگذار است، تعداد کاربران سیستم است.

موضوع قابل ذکر دیگری که وجود دارد این است که 13 نرم افزار سورس رایگان اتوماسیون اداری وجود دارد که میتوان از شوگر سی آر ام و وتیگر نام برد که از بنام ترین در این حوزه میباشند.

اسکریپت های PHP راه اندازی اتوماسیون اداری

اسکریپت ها برنامه های کوچکی هستند که از انجام وظایف تکراری جلوگیری میکنند چرا که این امر برنامه نویسی وب سایت بسیار حائز اهمیت است. زبان های اسکریپت نویسی انواع مختلفی دارند که با زبان های برنامه نویسی کاملا متفاوت هستند.

یکی از کاربردهای زبان اسکریپت اتوماسیون کردن وظایف است و بطور کلی دونوع زبان اسکریپت داریم یکی سمت سرور و دیگری سمت کلاینت، که کاربرد اتوماسیون آن با زبان اسکریپت سمت سرور است. از آنجایی که این اسکریپت ها از سمت سرور هدایت میشوند برای کاربر قابل مشاهده نیستند.

برای راه اندازی این سیستم میتوانیم از اتوماسیون اداری با پایتون هم استفاده کنیم اما بعلت مزیت هایی که اسکریپت های PHP دارند ما در این مقاله به معرفی آنها میپردازیم.

انواع مختلفی از اسکریپت های PHP اتوماسیون اداری وجود دارند که هریک قابلیت ها و ویژگی های منحصر بفرد خود را دارند. اسکریپت مدیریت ارتباط با مشتری، اسکریپت مدیریت آموزش مجازی، اسکریپت مدیریت انبار و تجهیزات که همه این اسکریپت ها بر پایه طراحی سایت با PHP انجام شده است.

امکانات اسکریپت های اتوماسیون اداری

• اسکریپت بصورت متن باز در اختیار شما قرار خواهد گرفت تا بتوانید اطلاعات شخصی و مورد نیاز خود را در آن قرار دهید.
• دارای سه پنل مدیریت، دبیرخانه و کاربران است که براساس نوع کاربری پرسنل یکی از سه پنل را به نمایش میگذارد.
• مدیر اتوماسیون امکان مدیریت کاربران و تعیین گروه کاربری را دارد.
• هر کاربر برای اتوماسیون اداری به دفترچه تلفن خود دسترسی دارد.

سخن آخر

هر مدیر موفقی برای به روز نگه داشتن سیستم کاری خود و جلوگیری از اتلاف وقت باید به فکر اتوماسیون سیستم اداری خود باشد، پس از آن شاهده تحول عظیمی در بازدهی کارمندان و سازمان خود خواهد بود، عده ای هم با گذراندن دوره های آموزش ساخت اتوماسیون اداری میتوانند به پیشرفت سازمان های مختلف کمک کنند.

اتوماسیون اداری بقدری امروزه در سازمان های مختلف جا افتاده است که اگر شما جزو سازمانهایی هستید که هنوز به آن نپیوسته اید باید بگویم تحول عظیمی را در سیستم اداری خود از دست داده اید و میتوانید تا هنوز فرصت هست با گرفتن مشاوره، از مشاوران زبده شرکت دارکوب به اتوماسیون کردن سیستم خود بپردازید.